Integração ERP com a Tray

Acesse o site da Tray

Para uma melhor experiência em ERP, sugerimos que você inicie realizando as configurações necessárias em sua conta, configure a integração e após siga os passos de ações a realizar no ERP para aproveitar as funcionalidades disponíveis para a integração.

Recursos disponíveis

Como configurar a integração

1. Para iniciar a configuração, acesse menu → início → integrações .

Observações:

Caso já possua integrações configuradas em sua conta, elas serão exibidas e indicadas da seguinte forma: 

• Ativa: Indica que a integração foi realizada com sucesso e encontra-se pronta para uso.
• Inativa: Indica a inatividade desta loja no ERP, ou seja, a loja não estará disponível para sincronização de pedidos, produtos e demais ações pertinentes.
• Não conectada: Indica que a configuração ainda não foi realizada.

Somente as integrações Ativas serão exibidas para uso nas sincronizações, importações e demais ações no ERP.

1. Clique em adicionar integração, busque por Tray e clique em instalar.
2. Na aba integração, campo nome informe o nome da integração no ERP.
3. Na seção autenticação, informe o endereço seguro do site. Para encontrá-lo, acesse a sua conta da Tray e copie a URL (Site) que aparece na barra de endereços de seu navegador, e cole no respectivo campo no ERP.
4. Clique no botão conectar na Tray para logar na sua conta Tray. Após login você será redirecionado para o ERP para concluir suas configurações.
5. Clique em conectar com Tray.
6. Na aba canais de venda, é possível conectar outros canais de venda à sua conta.
   Clique em adicionar canal de venda para selecionar e configurar os canais de venda.

Informe o código do canal de venda no e-commerce e selecione o intermediador da transação.

Habilite se deseja importar valor do frete nos pedidos deste canal.

Defina os valores de taxa(%), valor mínimo de comissão, valor unitário mínimo, valor adicional mínimo e a base de cálculo para comissão: total da venda ou total da venda sem frete.

Habilite o campo integrador cobra taxa para este canal de venda se for esse o caso do canal escolhido e clique em salvar.

Se desejar não utilizar um canal de venda, desabilite as conexões dos canais de venda já listados.

Para configurar um canal de venda já adicionado, clique em editar, após habilitar a conexão do canal desejado. 

Observações:

• Se você tiver dúvidas quanto ao código do canal de venda adicionado, entre em contato com nosso suporte, informando o número de uma venda e o canal de venda o qual precisa do código.
• A informação do intermediador da transação é exigência para emissão de NFe. Maiores informações em como utilizar e configurar os intermediadores de operações.

1. Em configurações, defina os seguintes campos abaixo:

Sincronização de produtos

Sincronização de pedidos

Notificações por e-mail

Configurações adicionais

1. Na aba Estoque, defina as regras de estoque da integração:

1. Na aba dados fiscais, selecione a informação natureza de operação para venda nesta integração. A natureza selecionada será atribuída de forma padrão na importação dos pedidos no ERP e no momento em que gerar a nota fiscal através do pedido importado.

Observação:

• Você pode habilitar ou desabilitar o campo definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS. Habilitando esse campo, você poderá selecionar uma natureza de operação específica, a qual será aplicada no momento em que o ERP identificar que o pedido de venda trata-se de um cliente contribuinte.
• Caso precise configurar uma nova natureza de operação para utilizar nesta integração, acesse a ajuda natureza de operação e inclua uma natureza conforme seu regime tributário e orientações da sua contabilidade.

1. Na aba gestão de preços, defina qual será a regra de preços para a integração, tanto para importação, quanto para envio de produtos ao e-commerce:
   • Preço fixo: conforme o preço do produto, o anúncio pode receber um valor fixo de preço de venda, levando em consideração acréscimos e descontos aplicados individualmente;
      
   • Conforme regras de preço: trata-se de todas as regras do marketplace no que diz respeito ao percentual de comissão, adicional de frete para produtos com preço mínimo e/ou por faixa de peso cubado dos produtos e fórmula de cálculo para aplicar os valores adicionais. Ao definir essa regra, siga a configuração de precificação de anúncios com base nas regras das plataformas de e-commerce e marketplaces.
   • Conforme lista de preços: utiliza de listas de preços dos produtos, específicas para o e-commerce ou marketplace. Ao definir essa regra, no campo lista de preços utilizada nos produtos, selecione a lista de preços a ser considerada na importação de pedidos do e-commerce. Saiba como configurar em listas de preços.
2. Na aba categorias, relacione as categorias de produtos no ERP com as categorias do e-commerce, assim os produtos já serão enviados nas categorias mapeadas previamente.

Categorias já cadastradas serão apresentadas em categoria no ERP. Adicione o código da categoria no e-commerce clicando no botão configurar categoria no e-commerce(∞)
 

Observações:

• Caso ainda não possua categorias cadastradas em sua conta no ERP, verifique as instruções para inclusão de categorias em como cadastrar categorias de produtos.
• As instruções para vincular as categorias no cadastro de produtos, estão disponíveis em como cadastrar produtos.
• Para que o envio dos produtos para o e-commerce ocorra com sucesso, é necessário que o mapeamento das categorias do ERP e da plataforma esteja feito, assim, ao sincronizar os produtos, eles serão corretamente vinculados.

1. Na aba situações, é possível relacionar a situação dos pedidos no e-commerce com as respectivas situações no ERP, assim como o fluxo da sequência das situações no ERP.

Adicione as situações presentes no e-commerce, clicando em adicionar situações padrão. Para adicionar novas situações, clique em adicionar mapeamento de situação.

Para alterar a situação de um pedido para uma situação anterior à atual, habilite o campo permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações, assim, por exemplo, um pedido enviado poderá voltar para a situação preparando envio.

Observação:

Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, o pedido assume a situação configurada. Caso a situação não esteja configurada, o pedido importado terá a situação em aberto atribuída.

1. Na aba formas de recebimento, pode-se relacionar as formas de recebimento dos seus pedidos da loja virtual com a forma de recebimento no ERP. Esta configuração fará com que suas contas a receber sejam geradas no ERP com as mesmas informações da plataforma.

Observação:

Ao adicionar as formas de recebimento selecionadas, o ERP busca as formas já configuradas em sua conta. Para informações de como cadastrar as formas de envio, acesse formas de recebimento.

Ao habilitar o parâmetro importar forma de recebimento nos pedidos, será possível relacionar as formas de pagamento presentes em sua plataforma com os respectivos destinos no ERP. Para isso, clique em adicionar forma de recebimento.

A seguir, no campo de forma de recebimento, selecione a forma de recebimento do ERP a ser relacionada com a da integração. No campo código na integração, clique sobre o botão relacionar forma de recebimento e selecione a forma de recebimento de sua plataforma que corresponderá à do ERP.

Se a forma de recebimento correspondente não for exibida, é possível buscar por pedido que possua a mesma forma de recebimento selecionada para realizar o relacionamento ou, caso saiba o código de integração, clique em informar código manualmente e digite o código.

Para confirmar o relacionamento, clique em relacionar.

No campo forma de recebimento padrão, defina a forma de recebimento que será utilizada sempre que o pedido importado não possua nenhuma forma relacionada.

Observação:

Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, o pedido assume a forma de recebimento mapeada. Caso a forma de recebimento não esteja configurada, o pedido importado terá a forma de recebimento padrão atribuída.

1. Na aba formas de frete: é realizado o mapeamento das formas de frete presentes no e-commerce, com as formas de envio cadastradas em sua conta no ERP.

Nos campos forma de envio e forma de frete, selecione a forma de frete que deseja mapear. Em código na integração, clique no botão relacionar forma de frete (∞) e selecione a forma de envio correspondente em sua plataforma.

Se a forma de envio não for exibida na busca pela integração e você tiver o código para mapeamento, clique no botão informar código manualmente e insira a respectiva informação.

Para adicionar novas formas de frete, clique em adicionar.

Observações:

• Ao adicionar as formas de frete selecionadas, o ERP busca as formas de envio já configuradas em sua conta. Informações de cadastro de novas formas de envio no podem ser acessadas em formas de envio.

1. Na aba custos, são definidos os custos de comissão cobrados pelos pedidos do marketplace. Defina se a base de cálculo da comissão irá considerar o valor total da venda ou o total da venda sem o frete.

Observação:

A aba custos somente aparecerá com a extensão custos do e-commerce instalada.

1. Não esqueça de salvar as configurações.

Como realizar as ações em ERP

Nessa seção, você encontra informações sobre como receber produtos, pedidos, enviar produtos, estoque e preços, sincronizar situação, código de rastreio e chaves de acesso. 

Como receber produtos do e-commerce no ERP

1. Para importar os produtos cadastrados em sua loja virtual, acesse menu → cadastros → produtos → receber do e-commerce.
2. Selecione sua loja virtual no campo integração e clique em continuar importação de anúncios.
3. Selecione quais anúncios deseja importar todos os anúncios, apenas anúncios novos ou anúncio individual e clique em prosseguir.

Observação:

Para localizar o anúncio individual, será necessário preencher o campo identificador do anúncio.

1. Defina a forma de relacionamento entre os anúncios na plataforma com os produtos existentes no ERP: possuem o mesmo código (SKU), possuem a mesma descrição (título) ou possuem o mesmo GTIN (EAN).
2. Marque sim ou não para atualizar a informação de produtos com anúncios relacionados. Marcando sim, defina as opções de atualização dos produtos: atualizar todos os dados do produto ou apenas dados não preenchidos, atualizar preço dos produtos já existentes, atualizar o estoque ou atualizar imagens e clique em relacionar.
3. Será exibido um resumo do relacionamento, e o ERP indicará caso existam anúncios não relacionados a produtos no ERP. Defina qual ação será tomada e clique em continuar.

Observação:

Sugerimos que marque a opção criar produtos novos com base nos anúncios para que os pedidos e notas fiscais sejam corretamente gerados.

1. Para criar o produto, selecione o depósito ao qual o produto será atribuído, marque importar as imagens do anúncio para os novos produtos e informe, se desejar, os dados fiscais (unidade, NCM e origem) dos produtos. Lembramos que essas são informações padrão, que serão utilizadas para produtos que não possuam dados fiscais.
2. Clique em criar produtos para concluir o processo.
   Os campos importados são:
   
   • Altura embalagem
   • Código (SKU)
   • Comprimento embalagem
   • Data de início da promoção
   • Data de término da promoção
   • Descrição
   • Descrição complementar
   • Descrição completa da categoria principal no e-commerce
   • Descrição para SEO
   • Dias para preparação
   • Estoque atual
   • Estoque mínimo
   • Garantia
   • GTIN
   • GTIN Embalagem
   • Imagens
   • Keywords para SEO
   • Largura embalagem
   • Link do vídeo
   • Marca
   • NCM
   • Peso bruto
   • Peso líquido
   • Preço de custo
   • Preço de venda
   • Preço promocional
   • Slug
   • Título para SEO
   • Variações

Observações:

• Caso o produto pai ou alguma variação de um produto importado não tenha código (SKU), o produto não será importado sua conta no ERP. Será exibido um aviso informando quais produtos não foram importados.
• A opção criar exceções de preços será exibida se a regra de preço da integração for definida conforme lista de preços. Ao marcar essa opção, os produtos que estão na lista de produtos com preços diferentes serão criados e atualizados. Saiba mais em listas de preços.
• Se durante a importação dos produtos ocorrer algum imprevisto e for necessário interromper a ação ou então ocorrer algum problema devido ao grande número de produtos a serem importados, é possível "interromper" a recepção de produtos para continuar a importação num momento posterior.
• Com a ação interromper, é possível continuar a importação num outro momento, continuando do ponto em que parou. É possível retomar esta importação em até 7 dias corridos.

Como receber pedidos do e-commerce no ERP

1. Para importação dos pedidos acesse menu → vendas → pedidos do e-commerce.
2. Ou, acesse menu → vendas → pedidos de venda → receber do e-commerce.
3. Na aba da loja virtual, selecione os pedidos e clique em receber.
   Vale lembrar que é possível filtrar os pedidos por situação e por período.

Observações:

• Pedidos criados na plataforma a mais de 90 dias, não serão importados automaticamente via API, sendo necessária a importação manual do pedido.
• Sempre que um pedido é importado, o cliente automaticamente é cadastrado em cadastros → clientes e fornecedores.

Como enviar produtos do ERP para o e-commerce

1. Acesse menu → cadastros →produtos.
2. Selecione um ou mais produtos para envio e clique em enviar para o e-commerce.

Observações:

• Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar para o e-commerce.
• Para enviar a lista completa dos produtos cadastrados no ERP para o e-commerce, acesse enviar produtos em lote ao e-commerce.

1. Selecione sua loja Tray, no campo plataforma.
2. Marque atualizar estoque no e-commerce e parar o envio em lote caso algum produto seja rejeitado, se desejar que estas ações sejam realizadas.
3. Clique em avançar e valide se os produtos estão com as informações corretas. A seguir, são apresentados os dados de envio dos produtos, por exemplo: identificador, descrição, código (SKU), preço e estoque.
4. Clique em enviar para concluir o envio dos produtos.
   Campos enviados:

• Altura embalagem
• Código (SKU)
• Código da categoria principal no e-commerce
• Comprimento embalagem
• Data de início da promoção
• Data de término da promoção
• Descrição
• Descrição complementar
• Descrição para SEO
• Dias para preparação
• Estoque atual
• GTIN
• Imagens
• Keywords para SEO
• Largura embalagem
• Link do vídeo
• Marca
• NCM
• Peso bruto
• Preço de custo
• Preço de venda ou promocional, caso preenchido
• Slug
• Título para SEO
• Variações
  •  

1. Preencha dos campos data de início da promoção e data de término da promoção para enviar os preços promocionais. Caso não informados, o preço promocional dos produtos será enviado para Tray como preço padrão de venda, sem preço promocional.
2. Será apresentada a tela resumo do envio. Clique em revisar para avaliar as informações do produto ou finalizar para concluir o processo.

Observação:

É possível enviar até no máximo 6 imagens por produto, sendo até 6 imagens no produto pai e 6 em cada variação. Estas imagens passam por validação na plataforma antes de ficarem disponíveis. O tamanho das imagens deverá ser até 350 kb e dimensões de até 2000x2000 pixels.
Imagens fora deste padrão, não serão aceitas pela plataforma.

Como enviar estoque dos produtos no ERP ao e-commerce

1. Acesse menu → cadastros →produtos.
2. Selecione um ou mais produtos para envio.
3. Clique em mais ações → enviar estoque para o e-commerce.

Observação:

Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar estoque para o e-commerce.

1. Selecione sua loja Tray, no campo plataforma.
2. Defina se serão enviados os saldos físico ou disponível dos produtos e clique em selecionar.
   A seguir serão exibidos os dados deste produto tais como: identificador do anúncio, descrição, código(SKU), estoque e preço.
3. Valide se o produto está com as informações corretas e clique em enviar.

Como enviar preço dos produtos no ERP ao e-commerce

1. Acesse menu → cadastros →produtos.
2. Selecione um ou mais produtos para envio.
3. Clique em mais ações → enviar preços para o e-commerce.

Observação:

Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar preços para o e-commerce.

1. Selecione sua loja Tray, no campo plataforma.
   A seguir serão exibidos os dados deste produto tais como: identificador do anúncio, descrição, código(SKU) e preço.
2. Valide se o produto está com as informações corretas e clique em enviar.

Como sincronizar a situação dos pedidos

Atenção!

Para realizar a sincronização da situação dos pedidos, é necessário que tenha configurado a importação dos pedidos do e-commerce para pedidos de venda e realizado o mapeamento das situações. Caso não tenha realizado essas configurações, verifique como configurar a integração.

1. Acesse menu → vendas → pedidos do e-commerce → selecione a loja virtual → marque os pedidos que já foram enviados e clique em sincronizar situação.

Observação:

Ao sincronizar situação, o status presente em situação no ERP corresponderá a situação do pedido no e-commerce conforme o mapeamento realizado.

Como enviar código de rastreio para a plataforma

Atenção!

Para enviar o código de rastreamento é preciso identificar o transportador, Correios ou Transportadora, no pedido ou nota fiscal. O campo será preenchido no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal e, por fim gerar o agrupamento (PLP ou Coleta) no módulo de Expedição. Veja como gerar a expedição.

1. Acesse início → vendas → expedição.
2. Adicione o filtro por forma de envio e selecione a forma de envio correios → aba concluídas → menu de contexto (...) → enviar código de rastreio para o e-commerce.
3. Ao acessar a expedição será adicionado um marcador que identifica quando o código de rastreio já foi enviado à plataforma.

Observações:

• Ao enviar o código de rastreio, também são enviados chave de acesso, data de emissão, série e número da Nota Fiscal, sendo necessário que a nota esteja autorizada no Sefaz, para que o envio das informações ocorra com sucesso. O status dos pedidos na plataforma serão alterados para enviados.
• As informações da Nota Fiscal serão enviadas para Tray na aba dados fiscais e também para o campo observações da Nota Fiscal.
• Se não houver o código de rastreio, a URL de rastreamento será enviada ao e-commerce.

Como enviar dados da chave de acesso ao e-commerce

O envio de dados da chave de acesso ao e-commerce pode ser realizado dentro do ERP pelos módulos de expedição ou nota fiscal.

Observação:

Além da chave de acesso da Nota Fiscal, também são enviados valor da nota, CFOP do primeiro item da NFe, série, número, data de emissão, XML e link da Danfe, sendo que é necessário a nota fiscal estar autorizada no Sefaz, para o envio das informações ocorrer com sucesso.

Envio pela expedição

1. Acesse início → vendas → expedição, adicione o filtro agrupamentos e selecione a visualização visão por pedidos e em no filtro por forma de envio, selecione transportadora.
2. Localize o nº de expedição, clique no menu de contexto (...) e selecione enviar chave de acesso para o e-commerce.

Envio pelas notas fiscais

1. Acesse início → vendas → notas fiscais, na aba emitidas, selecione as notas que deseja enviar os dados para o e-commerce → mais ações→ enviar dados da NFe para e-commerce.

Como marcar pedidos como entregues na plataforma

1. Ao marcar os pedidos como entregue no ERP esses serão sincronizados com o status entregue na plataforma. Para isso, acesse menu → vendas → expedição. Selecione a forma de envio e na aba concluídas, clique em menu de contexto (...) → marcar pedidos como entregue.
2. Após isso, será adicionado na expedição, um marcador que identificará que a venda já foi marcada como entregue e sincronizada no marketplace.

Informações adicionais

• Caso seja necessário realizar a exclusão dos mapeamentos dos produtos com a sua plataforma, acesse menu → início → integrações. Busque pela integração desejada, clique no menu de contexto (...) → excluir todos os anúncios no ERP. Lembramos que esta ação, depois de concluída, não poderá ser desfeita.
• Após importar um pedido, é possível realizar o cadastro do produto no ERP, através do lançamento de estoque, disponível no menu de contexto (...) do pedido ou da nota → lançar estoque.
• Se desejar, você pode realizar a importação através de planilha de acordo com o nosso layout disponibilizado em importador de produtos.