Conferência de compra

O módulo de Conferência de Compra permite que você faça o check-in de mercadorias. Com ele, você pode receber volumes ou conferir os itens na chegada das mercadorias.

Este recurso está disponível na loja de extensões do ERP para os planos Essencial, Evoluir, Grande, Potencializar, Impulsione, Domine e Protagonize.

Como instalar a extensão

1. Para instalar, acesse o menu lateral esquerdo > Início > Loja de extensões.
2. Busque por Conferência de compras, clique em Instalar e confirme.

Observação: para utilizar o módulo, é preciso verificar as permissões de usuário.

Módulo de Conferência de Compra

No módulo de Conferência de Compra, as notas de entrada são listadas em abas, de acordo com a situação da conferência:

• Aguardando entrada: notas que ainda não passaram pelo processo de conferência.
• Pronto para conferir: notas que já passaram pela conferência de volumes ou mercadorias (itens).
• Em conferência: notas que estão em processo de conferência.
• Conferidos: notas que já foram conferidas e não apresentaram problemas. Ou seja, todos os volumes e itens recebidos estão de acordo com a nota fiscal.
• Com problema: notas que já foram conferidas e apresentaram problemas, como divergência na quantidade de itens ou volumes com avarias.

No módulo de Conferência de Compra, você também pode importar XML (ctrl+X) das notas de entrada.

Para usar o recurso, acesse o módulo em Início > Suprimentos > Conferência de Compra.

Como enviar notas de entrada para a Conferência de Compra

Para conferir as mercadorias, primeiro, é necessário enviar a nota de entrada para conferência.

• Acesse início > suprimentos > Notas de entrada.
• Localize as notas e clique no menu de contexto (...) > Enviar para conferência de compra.
• Você também pode marcar as notas que deseja enviar e clicar em Mais ações > Enviar para conferência de compra.
• Para automatizar o envio das notas para conferência, acesse Início > Configurações. Na aba Suprimentos, clique em Configurações de notas fiscais de entrada e, em Envio para conferência de compra, selecione Automático ao salvar a nota. Não se esqueça de Salvar.
• Atenção: o envio automático é válido para notas que forem adicionadas ao ERP após a configuração.
• Confirme as notas e clique em Enviar.
• As notas de entrada em conferência serão identificadas com o ícone CC, na cor roxa.

Para continuar a conferência, acesse o módulo de Conferência de Compra e siga os passos a seguir.

Receber mercadorias

• É a ação de conferir a quantidade de volumes da nota e corresponde ao campo Quantidade de volumes na nota fiscal (por exemplo: a quantidade de caixas recebidas).
• Você pode parametrizar a realização de conferência oculta, em que a quantidade de volumes da nota não é exibida na tela. O artigo "Conferência de compras - configurações" irá auxiliá-lo a configurar este recurso.
  1. Caso esse campo não esteja preenchido, será considerado o valor 1.
  2. Localize as notas na aba Aguardando entrada.
• Clique em Receber mercadorias ou no menu de contexto (...) e, em seguida, em Iniciar recebimento de mercadorias.
• Você pode pesquisar a nota e teclar enter ou bipar a nota através da chave de acesso. O campo volumes será preenchido com a quantidade de volumes da nota.
• Ou, clique em (+) para adicionar os volumes da nota manualmente.
• Ao encontrar uma divergência, clique em Informar problemas, descreva qual é o problema, selecione o item da nota fiscal, a quantidade e Salve.
• Ao informar um problema, você pode concluir o recebimento ou cancelar. Ao cancelar, você pode escolher se a nota vai Voltar para pronto para conferir (enter) ou se vai Manter em conferência (esc). Ao manter em conferência, a nota vai para a aba Com problema.
• Com os volumes conferidos, você pode Imprimir recibo, se os volumes recebidos estiverem de acordo com a nota, ou Voltar para listagem, retornando à lista de notas para conferência.

Conferir itens

• É a ação de conferir os itens que fazem parte da nota fiscal, verificando se todos os itens foram recebidos e se estão sem avarias.
• Você pode parametrizar a conferência oculta, quando a quantidade de itens da nota não é exibida na tela. O artigo "Conferência de compras - configurações" irá auxiliá-lo a configurar este recurso.
  1. Localize as notas na aba Pronto para conferir.
  2. Clique em Conferir itens ou no menu de contexto (...) e, em seguida, em Iniciar conferência de itens.
• Você também pode iniciar a conferência de itens diretamente da aba Aguardando entrada.
• Você pode pesquisar os produtos, informar a quantidade de itens e teclar enter ou bipar o produto pelo GTIN ou código do fornecedor. O campo quantidade será atualizado de acordo com a quantidade de itens conferidos.
• Ou, clique em (+) para adicionar os itens da nota manualmente.
• Caso você informe uma quantidade de itens maior que a quantidade de itens da nota, um aviso será exibido no ERP.
• Ao encontrar uma divergência, clique em Informar problemas, informe qual é o problema, selecione o item da nota fiscal, a quantidade, descreva o problema e Salve.
• Ao informar um problema, você pode concluir a conferência ou cancelar. Ao cancelar a conferência de itens, você pode escolher se a nota vai Voltar para pronto para conferir (enter) ou se vai Manter em conferência (esc). Ao manter em conferência, a nota vai para a aba Com problema.

Conferir itens em lote

Para conferir os itens em lote, marque as notas e faça a conferência, conforme os passos anteriores. Caso tenham diversos produtos de um mesmo fornecedor, o ERP exibirá um aviso possibilitando a conferência da próxima nota com o mesmo produto.

Conferir parcialmente

• Quando for necessário interromper uma conferência antes de finalizar a leitura de todos os itens, ou ocorrer alguma instabilidade, o sistema salvará o progresso para que seja possível terminar depois.
• Ao cancelar uma conferência em andamento, o botão Manter em conferência será exibido para que o progresso seja mantido e a conferência permaneça disponível na aba Em conferência, para finalização posterior.
• Na listagem, a conferência não finalizada apresentará na coluna Andamento o progresso realizado até o momento.
• Para continuar a conferência, basta acessar o menu de contexto (...) da nota e selecionar a opção Continuar conferência em andamento.
• Ou, você pode clicar em Reiniciar conferência de itens para recomeçar a conferência do zero.

Notas com problema

As notas da aba Com problemas só poderão ser concluídas ou ter a situação alterada quando todos os problemas forem resolvidos.

1. Para resolver um problema na nota, localize-a, clique no menu de contexto (...) e em seguida em Conferir problemas.
2. Uma tela com a descrição do problema informado anteriormente será exibida. Clique em Editar para incluir uma observação sobre a ação tomada.
3. Clique em Marcar como concluído para resolver o problema.

As notas que tiveram os problemas resolvidos vão para a aba Conferidos e ficarão identificadas com o ícone P, indicando que aquela nota apresentou algum problema durante a conferência

Lançamento de estoques

• Para lançar estoques, é necessário que a conferência dos itens tenha sido concluída. Para habilitar esse parâmetro, acesse as Configurações da conferência de compra. No artigo "Conferência de compras - configurações", você encontra informações sobre a configuração.
• Com a conferência concluída, você pode lançar o estoque através das notas fiscais. Para automatizar o lançamento do estoque, acesse as Configurações de estoque e, no parâmetro Lançamento de estoque para entradas, selecione Automático ao finalizar conferência de compra.

Permissões do usuário

Para utilizar o recurso de Conferência de Compra, o cliente precisa ter os seguintes acessos:

• Módulo Notas de entrada
• Módulo Conferência de compras

As permissões de ações são:

• Para alterar o status da conferência e remover a nota: Habilitar Pode alterar a situação da conferência de compra manualmente.
• Para fazer o recebimento de mercadorias: Habilitar Pode conferir volumes na conferência de compra.
• Para conferir os itens da nota: Habilitar Pode conferir itens na conferência de compra.
• Para resolver o problema de uma nota: Habilitar Pode conferir problemas na conferência de compra e autorizar Editar notas de entrada.