Backup

Pré-requisitos

• Disponível em todas as contas do sistema.

O que é?

A ferramenta de Backup está disponível no sistema para que você exporte e salve externamente todas as informações armazenadas em sua conta. O processo é realizado por meio de agendamentos, onde você seleciona os módulos desejados para exportação e demais preferências.

Confira o passo a passo em vídeo

Pré-requisitos

Para realizar o agendamento de uma tarefa de backup, acesse menu > início > ferramentas > aba geral > backup e clique no botão incluir backup.

Na tela de agendamento, primeiramente, são apresentados alguns campos para definir as preferências para geração do arquivo.

• Descrição: Neste campo, informe uma descrição para identificar o backup. Por padrão, o sistema traz o campo preenchido como "Backup", mas você pode editar, conforme desejar.
• E-mail: Insira o e-mail no qual deseja receber a notificação de conclusão da tarefa e o link para download do backup. O link enviado terá uma validade de 48 horas. É fundamental que o download seja realizado antes do vencimento desse prazo, pois, após isso, o link será desativado e o arquivo não estará mais disponível.
• Quando: Indique a data de realização do backup. O processo de geração do backup ocorrerá na madrugada da data informada.
• Formato dos arquivos: Escolha o formato para geração do arquivo do backup. Selecionando Excel(.xls) será gerado como planilha com separação por linhas e colunas, ou Texto(.csv) para gerar como planilha com separação por linha, mas sem separação de colunas.
• Período do backup: Indique o período que deseja que seja abrangido no backup. Esta opção é apresentada somente se forem selecionados para backup os seguintes módulos:
  • Ordens de compra
  • Pedidos de venda
  • Propostas comerciais
  • Ordens de serviço
  • Caixa e bancos
  • XML de notas fiscais eletrônicas
  • Contas a receber
  • Contas a pagar

Em seguida, selecione os módulos que deseja fazer backup.

• Clientes e fornecedores: Exporta cadastros dos contatos de todos os segmentos cadastrados no sistema em menu > cadastros > clientes e fornecedores. O sistema considera todos os cadastros, ativos e inativos.
• Produtos: Exporta cadastros de produtos de todos os tipos que estejam ativos, cadastrados no sistema em menu > cadastros > produtos.
• Ordens de compra: Exporta todas as ordens de compra de todas as situações, salvas no sistema em menu > suprimentos > ordens de compra.
• Pedidos de venda: Exporta todos os pedidos de venda de todas as situações, salvos no sistema em menu > vendas > pedidos de venda.
• Propostas comerciais: Exporta todas as propostas comerciais de todas as situações, salvas no sistema em menu > vendas > propostas comerciais.
• Ordens de serviço: Exporta todas as ordens de serviço de todas as situações, salvas no sistema em menu > serviços > ordens de serviço.
• Caixa e bancos: Exporta todos os lançamentos de caixa, de entrada, saída e balanço, de todas as contas bancárias e de caixa, salvos no sistema em menu > finanças > caixa.
• XML de notas fiscais eletrônicas: Exporta os XMLs de todas as notas fiscais (NF-e modelo 55 e NFC-e modelo 65) de emissão própria, de entrada e saída. As notas fiscais em situação pendente não serão exportadas.
• Contas a receber: Exporta os registros de contas a receber de todas as situações, salvos no sistema em menu > finanças > contas a receber. Os registros de recebimento das contas pagas não são exportados.
• Contas a pagar: Exporta os registros de contas a pagar de todas as situações, salvos no sistema em menu > finanças > contas a pagar. Os registros de pagamento das contas pagas não são exportados.

Por fim, clique em salvar.

Na madrugada da data selecionada no agendamento, o backup será efetuado e, ao ser finalizado, você receberá uma notificação no e-mail informado, junto com o link para download do arquivo de backup.

Ainda em menu > início > ferramentas > aba geral > backup, será possível consultar a lista de backups agendados. Nesta tela, é possível pesquisar os agendamentos pela descrição e realizar filtros por situação e período. A situação da tarefa está identificada na coluna Situação, ao lado direito da tela. Clicando sobre a tarefa, é possível verificar as informações solicitadas para o backup agendado e editá-las, se necessário, desde que a execução do backup ainda não tenha sido feita.

No menu de contexto, ao lado esquerdo de cada tarefa, é possível cancelar ou excluir a tarefa, se desejar.

Detalhes importantes

• Os registros exportados serão divididos em planilhas de até 500 registros cada. Por exemplo, se você possui 800 produtos cadastrados, serão exportados em duas planilhas.
• O módulo de Backup está disponível somente para o usuário administrador da conta.
• Produtos do tipo Kit ou Fabricado não terão seus componentes exportados no Backup. Para exportar a estrutura completa, acesse menu > cadastros > produtos > mais ações e selecione exportar composição de kits para planilha ou exportar estrutura de fabricados para planilha.
• Cadastros de produtos e contatos excluídos não são considerados na exportação do Backup.
• É de responsabilidade do usuário efetuar o download do arquivo gerado e armazená-lo de forma segura. O sistema não recupera dados após sua exclusão.
• Sempre verifique se o período selecionado no agendamento possui registros salvos em conta. Se o período não contiver registros, o arquivo será gerado em branco.
• O campo E-mail deve conter um único endereço de e-mail.
• O processo de Backup é rodado durante a madrugada e possui tempo limite de execução. Caso não receba o e-mail com link no dia agendado, o backup poderá ter sido adiado para o dia seguinte devido a grande quantidade de dados, para manter o desempenho do sistema.