Ordens de Compra

O módulo de Ordens de Compra auxilia no gerenciamento das compras solicitadas pela empresa, sendo a primeira etapa do processo de compra.

A partir dos registros deste módulo, é possível gerar as notas fiscais de compra, os lançamentos de estoque e as contas a pagar.

Como cadastrar ordens de compra

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra > incluir ordem de compra.
2. Na tela de inclusão, informe os dados gerais da ordem, como Fornecedor, Itens da compra, Condições de pagamento e Transportador.

Após cadastrar uma Ordem de Compra, é possível realizar outras ações, como:

• Gerar NFe de entrada
• Integrar o estoque
• Lançar nas contas a pagar
• Enviar por e-mail

Configurar as ordens de compra

Para configurar, acesse menu > configurações > aba suprimentos > Configurações de ordens de compra.

Como usar marcadores nas ordens de compra

Os marcadores ajudam a organizar e identificar visualmente suas ordens de compra.

Para criar um marcador

1. Acesse menu > configurações > aba suprimentos > Configurações dos marcadores nas ordens de compra.
2. Clique em incluir marcador e defina um nome para ele.

Para adicionar ou remover marcadores de uma ordem

Primeiro, acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.

Alterar em massa

1. Selecione uma ou mais ordens de compra.
2. Clique em mais ações > alterar marcadores.
3. Escolha a opção incluir ou excluir.
4. Informe os marcadores e clique em confirmar.

Alterar individualmente

1. Encontre a ordem desejada e clique no menu de contexto (...).
2. Selecione a opção marcadores para editar.

Para excluir um marcador (da lista de marcadores)

1. Volte à tela de configurações, em menu > configurações > aba suprimentos > Configurações dos marcadores nas ordens de compra.
2. Selecione o marcador que deseja apagar.
3. Clique em excluir marcadores.

Como gerar uma ordem de compra a partir de um pedido de venda

1. Acesse menu > vendas > Pedidos de Venda.
2. Localize o pedido desejado e, no menu de contexto (...) ao lado dele, clique na opção gerar ordem de compra.
3. Na tela seguinte, selecione o fornecedor e avance para a próxima etapa.
4. Informe a Data e a Quantidade dos produtos que farão parte da ordem de compra.
5. Para finalizar, clique em gerar ordem de compra.
   

Como clonar uma ordem de compra

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.
2. Localize a ordem de compra que você deseja duplicar.
3. Clique no menu de contexto (...) ao lado dela e selecione a opção clonar compra.

Como gerar Nota Fiscal a partir de uma ordem de compra

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.
2. Localize a ordem de compra para a qual deseja gerar a nota.
3. Clique no menu de contexto (...) ao lado dela e selecione a opção gerar nota fiscal.

Enviar a nota de entrada ao Sefaz

O envio da nota fiscal de entrada ao Sefaz é necessário quando a sua própria empresa realiza a emissão. Alguns exemplos são:

• Notas de importação;
• Notas de crédito de impostos;
• Notas de devolução (quando um cliente retorna um item com a nota fiscal original de venda).

Para fazer o envio, localize a nota fiscal, clique no menu de ações correspondente e selecione enviar nota fiscal.

Como lançar o estoque de ordens de compra

Você pode lançar o estoque de uma única ordem de compra ou de várias ao mesmo tempo.

Lançar o estoque de uma única ordem

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.
2. Localize a ordem desejada e clique no menu de contexto (...) ao lado dela.
3. Selecione a opção lançar estoque.

Lançar o estoque de várias ordens (em lote)

• Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra..
• Selecione as ordens de compra que deseja incluir no lançamento.
• Clique em mais ações > lançar estoque.

Como criar ou editar produtos durante o lançamento de estoque

Na tela de Lançar estoque, você pode tanto cadastrar um novo produto que ainda não existe no sistema, quanto editar os dados de um já existente. O processo é quase o mesmo.

1. Primeiro, escolha em qual Depósito o estoque será lançado.
2. Na lista de itens, encontre o produto que deseja gerenciar e clique no menu de contexto (...) ao lado dele.
3. No menu, escolha a opção desejada:
   • Cadastrar como produto novo: para um item que ainda não existe no seu ERP.
   • Editar dados do produto: para um item já cadastrado que precisa de correção.
4. Preencha (para um novo produto) ou altere (para uma edição) os dados na janela que aparecer e clique em salvar produto.
5. Após salvar, clique em lançar estoque para finalizar a entrada dos itens.

Vincular item a um produto já cadastrado

Dentro da tela de Lançar estoque, siga os passos:

1. No item que deseja vincular, clique no menu de contexto (...).
2. Selecione a opção vincular a produto existente.
3. No campo Produto a vincular, pesquise e selecione o produto já cadastrado.
4. Clique em vincular Produto e, para finalizar, em lançar Estoque.

Não lançar o estoque de itens específicos

Se não quiser que um item da ordem entre no estoque:

1. Na tela Lançar estoque, clique no menu de contexto (...) do item.
2. Selecione a opção não lançar estoque.
3. Para os demais itens, selecione o depósito e clique em lançar estoque.

Lançar estoque de produtos com variações

Para produtos com variações, na tela Lançar estoque, basta preencher o campo Qtde. para estoque com a quantidade correspondente para cada variação.

Estornar lançamento de estoque

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.
2. Localize a ordem e clique no menu de contexto (...).
3. Selecione estornar estoque.

Lançar contas a pagar

• Para uma única ordem: no menu de contexto (...), selecione lançar contas.
• Para várias ordens (em lote): selecione as ordens e acesse mais ações > lançar contas.

Estornar lançamento de contas

1. Localize a ordem e clique no menu de contexto (...).
2. Selecione estornar contas.

Excluir uma ordem de compra

Individualmente: no menu de contexto (...), selecione excluir compra.

Em lote: selecione as ordens desejadas e clique na opção excluir ordens de compra.

Configurar o envio de ordens de compra por e-mail

1. Acesse menu > configurações > aba suprimentos > Configurações do envio de documentos.
2. Na seção Ordem de compra, defina o formato (link ou link + PDF), o assunto e a mensagem padrão.
3. Utilize as variáveis disponíveis para preencher o texto com dados da ordem automaticamente.
4. Clique em salvar no final da página.

Compartilhar uma ordem de compra

1. No menu de contexto (...) da ordem, selecione compartilhar.
2. Na tela seguinte, você pode:
   • enviar por e-mail: digite os e-mails (separados por vírgula) e clique em enviar por e-mail.
   • gerar link compartilhável: clique nesta opção para copiar um link de acesso direto ao documento.
   • compartilhar via WhatsApp: clique no ícone do WhatsApp.

Salvar em PDF ou Imprimir

• No menu de contexto (...) da ordem, selecione salvar em PDF ou imprimir.

Importar e Exportar Ordens de Compra

1. Acesse menu > suprimentos > Ordens de Compra.
2. Clique em mais ações.
3. Escolha entre importar ordens de compra de uma planilha ou exportar ordens de compra para planilha (nos formatos XLS ou CSV).

Alterar a situação das ordens

Individualente: no menu de contexto (...), posicione o mouse sobre alterar situação e escolha uma das opções (Em aberto, Em andamento, Atendido, Cancelado).

Em lote: selecione as ordens e acesse mais ações > alterar situação.

Receber itens parcialmente

1. No menu de contexto (...) da ordem, selecione receber parcialmente.
2. Na tela seguinte, no campo Qtde receber, informe a quantidade que está sendo entregue.
3. Clique em receber itens. A ordem de compra será atualizada com a quantidade parcial.

Definir condição de pagamento padrão do fornecedor

1. Acesse menu > cadastros > Clientes e Fornecedores e edite o cadastro do fornecedor desejado.
2. Na aba dados complementares, localize o campo Condição de pagamento.
3. Informe o número de parcelas ou os prazos padrão para este fornecedor e clique em salvar.
   • Ao criar uma nova ordem de compra para este fornecedor, essa condição será preenchida automaticamente.

Preencher o ICMS ST nos itens da compra

Seja ao criar uma nova ordem ou editar uma já existente:

1. Na seção Itens da compra, localize o item e clique em Editar.
2. Na janela que se abre, preencha o campo ICMS ST com o valor correspondente.
3. Clique em salvar. O valor será somado automaticamente nos totais da ordem de compra.