Integração ERP da Olist com a Vtex
Com esta integração você gerenciará seus pedidos e catálogo de produto, além disso seus estoques serão atualizados automaticamente e os clientes relacionados aos seus pedidos serão importados para o ERP.
Recursos disponíveis
| Receber pedidos | ✔ |
| Receber produtos | ✔ |
| Enviar produtos | ✔ |
| Enviar estoque | ✔ |
| Enviar preços | ✔ |
| Sincronizar situação | ✔ |
| OMS | ✔ |
Passo a passo
Configurar integração com a Vtex
Acesse as configurações de e-commerce do ERP em Menu → Configurações → Aba E-commerce → Integrações.
Agora, clique no botão Incluir integração para adicionar as configurações de integração.
Caso já possua integrações configuradas em sua conta, as mesmas serão exibidas e indicadas com suas respectivas situações.
Cada situação indica:
- Ativa: Representa que a configuração da integração foi realizada com sucesso e a mesma encontra-se pronta para uso.
- Inativa: Indica a inatividade desta loja no ERP, a mesma não será utilizada ou mostrada para sincronização de pedidos, produtos e demais ações pertinentes.
- Não configurada: Esta situação indica que a configuração ainda não foi realizada.
- Não instalada: Representa que ainda não houve a comunicação com o e-commerce para ativar a integração.
Na aba Integração , selecione Vtex no campo Integração. Abaixo, no campo Nome informe o nome da sua loja.
Na seção Autenticação , preencha os campos abaixo:
| URL da loja | Neste campo, informe a URL da sua loja virtual. |
|---|---|
| Nome da conta | Informe o nome da sua conta na Vtex. |
| APPKEY e APPTOKEN | As instruções para obter os dados, encontram-se em Gerar APPKEY e APPTOKEN. |
Atenção!
Após preencher os campos, verifique se os dados informados estão corretos, em Testar configurações.
Na aba Canais de venda , pode ser realizado o mapeamento dos canais de venda que utiliza.
Os canais de venda padrão são listados automaticamente para que possa conectá-los e assim configurar o mapeamento dos canais de venda. Primeiramente conecte o canal de venda na seção Gostaria de conectar seus outros canais de venda? e após isso, clique em Editar neste local será definida as configurações para cada canal de venda.
Caso precise adicionar outros canais que não apareçam na listagem, clique em Adicionar canal de venda.
Observação:
Ao importar os Pedidos do e-commerce para Pedidos de Venda , é possível filtrar o pedidos pelos seus canais de venda, utilizando o filtro Avançado. Selecione a opção E-commerce e será possível localizar os pedidos pelos seus canais de venda. Além disso, no "Relatório de Vendas" também existe a possibilidade utilizar o filtro Canal de venda.
Em Configurações , defina os seguintes campos abaixo:
Regras de estoque
| Atualizar estoque na loja virtual a partir do ERP | Selecione a opção Enviar saldo físico sempre que houver alguma movimentação de estoque de um produto no ERP, o saldo em estoque desse produto será automaticamente atualizado na loja virtual. |
|---|---|
| Depósito a ser considerado na integração | Escolha qual será o depósito padrão para as ações: Importar pedido , Importar produtos e Enviar estoque. |
| Identificador do estoque na VTEX | Neste campo é possível identificar um estoque específico que será considerado na importação dos produtos. |
| Regra para importação de estoque | Ao selecionar Todos nesta opção, todos os depósitos da VTEX serão considerados na importação de produtos, caso contrário, ao utilizar Apenas o depósito selecionado no identificador do estoque na VTEX , será considerado o saldo em estoque do depósito correspondente. |
Observação:
O campo Depósito a ser considerado na integração será exibido nas contas que possuem a extensão Depósitos de estoque instalada.
Sincronização de produtos
| Enviar imagens dos produtos ao sincronizar | Escolha uma das opções Sim ou Apenas para novos produtos para enviar as imagens dos produtos quando houver o envio para VTEX. Observação: Caso o produto seja enviado sem nenhuma imagem, o item será cadastrado e mantido como Inativo na VTEX até que o mesmo receba essa informação. |
|---|---|
| Enviar imagens do produto pai nas variações | Ao Habilitar essa opção quando enviar um produto para o e-commerce, adicionamos as imagens do produto pai nas variações que não possuem imagens. |
| Ao importar produtos | Defina se na importação dos produtos as imagens serão consideradas como Anexos ou será importada somente as URLs das imagens. Através das opções: Importar imagens como anexos ou Apenas importar a URL externa das imagens. |
| Na importação de produtos, ao atualizar um produto, atualizar o Código (SKU) | Habilite este campo para atualizar o Código (SKU) sempre que os produtos forem importados do e-commerce. |
| Se EAN não preenchido, enviar código do produto no fabricante como EAN do produto | Ao selecionar a opção Sim , analisamos se o campo EAN do produto está preenchido e o enviamos. Caso contrário, enviamos o Código do produto no fabricante como EAN. |
| Importar somente produtos ativos | Ao Habilitar essa opção, os produtos importados serão sempre os que estão com a situação Ativos no painel da VTEX. Caso Desabilite essa opção, os produtos serão importados independente da sua situação na VTEX. |
| Utilizar modelo REST de integração para a sincronização de produtos | Ao Ativar esse parâmetro, os produtos serão sincronizados com a VTEX utilizando o formato REST. O envio de variações neste formato é afetado, não sendo necessário realizar o cadastro da grade das variações na plataforma. |
| Mostrar anúncios sem estoque na loja | Ao habilitar este parâmetro, quando seus produtos forem sincronizados com a Vtex, se os mesmos não possuírem estoque para venda, ainda serão exibidos em sua loja. |
Sincronização de pedidos
| Importar forma de recebimento nos pedidos | Habilite a opção para receber a forma de recebimento na importação dos pedidos. A configuração das formas de recebimento devem ser realizadas na aba Formas de recebimento. |
|---|---|
| Importar valor do frete nos pedidos | Habilite a opção se desejar importar o valor do frete na importação dos pedidos. |
| Enviar rastreamento ao alterar a situação no ERP para enviado | Se este parâmetro estiver ativo, sempre que o pedido for alterado para Enviado no ERP, o código de rastreio será enviado de forma automática para a plataforma. Saiba mais sobre essa rotina através da ajuda Atualizar situação de envio dos pedidos. |
| Marcar pedido como entregue ao alterar a situação no ERP | Ao habilitar este parâmetro, sempre que um pedido for alterado para a situação Entregue no ERP, o mesmo também terá o seu status alterado na plataforma. Saiba mais sobre essa rotina através da ajuda Atualizar situação de envio dos pedidos. |
| Importar desconto de brindes diretamente nos itens | Ao habilitar essa opção, caso você presenteie os seus clientes com brindes, faremos uma validação na importação de pedidos e caso algum produto seja deste tipo, o item será inserido com o valor zerado na venda. |
| Completar endereço do cliente a partir do CEP na importação de pedidos | Escolha a opção Sempre e na importação dos pedidos o CEP será validado junto ao Correios para obter o endereço da venda. Assim, ignorando os dados de endereço obtidos na plataforma de e-commerce. |
Configurações adicionais
| Envio de dados da NFe | Selecione a opção Automático ao autorizar a nota fiscal , assim sempre que a nota fiscal for atualizada o envio dos dados da NFe ao e-commerce será automático. As informações sobre envio de dados da NFe de forma Manual , estão disponíveis na ajuda Enviar dados da NFe ao e-commerce (Manual). |
|---|
Na aba Dados Fiscais , no campo Natureza de operação para venda desta integração selecione uma Natureza de venda padrão para essa plataforma. A natureza selecionada será atribuída na Importação dos pedidos no ERP e no momento em que gerar a Nota Fiscal através do pedido importado.
Observação:
Além disso, você pode Habilitar ou Desabilitar o campo Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS. Habilitando esse campo, você poderá selecionar uma natureza de operação específica, a qual será aplicada no momento em que o ERP identificar que o pedido de venda trata-se de um cliente contribuinte.
Na aba Gestão de preços , defina qual será a regra de preços para a integração, tanto para importação, quanto para envio de produtos ao e-commerce.
- Preço fixo : conforme o preço do produto, o anúncio pode receber um valor fixo de preço de venda, levando em consideração acréscimos e descontos aplicados individualmente;
- Conforme regras de preço : trata-se de todas as regras do marketplace no que diz respeito ao percentual de comissão, adicional de frete para produtos com preço mínimo e/ou por faixa de peso cubado dos produtos e fórmula de cálculo para aplicar os valores adicionais;
- Conforme lista de preços : para uso de listas de preços dos produtos, específicas para o e-commerce ou marketplace.
Na aba Categorias , ao clicar em Importar categorias do e-commerce serão importadas as categorias cadastradas no e-commerce.
Caso ainda não possua categorias cadastradas em sua conta no ERP, as instruções para incluir categorias estão disponíveis em Como cadastrar categorias de produtos.
As instruções pra vincular as categorias no cadastro de produtos, estão disponíveis em Como cadastrar um produto -(Passo 3).
Atenção!
Ressaltamos que, para enviar seus produtos do ERP para Vtex, é necessário que tenha realizado o mapeamento das categorias e vinculado as mesmas no cadastro dos produtos. Quando realizar a sincronização dos seus produtos, os mesmos serão exportados para o e-commerce nas devidas categorias.
Todas as situações dos pedidos no e-commerce podem ser mapeadas para as situações de pedidos no ERP.
Ao clicar em Adicionar situações padrão , é adicionado as situações presentes no e-commerce e as mesmas serão listadas na coluna Código da situação no E-commerce. Abaixo, em Sequência das situações no ERP é apresentado um fluxo de situações dos pedidos. No campo Permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações ao Habilitar a opção será possível alterar as situações dos pedidos para anteriores da situação atual, por exemplo, um pedido Enviado voltar para a situação Preparando Envio.
Em Situação no ERP, selecione a situação correspondente no ERP. Existe também, a possibilidade de adicionar novas situações ao acessar Adicionar mapeamento de situação.
Observação:
Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, o pedido assume a situação configurada. Caso não seja realizada a configuração o pedido será importado e atribuído a situação Em aberto.
Na aba Formas de Recebimento , pode-se relacionar as formas de pagamento dos seus pedidos da loja virtual com a forma de pagamento no ERP. Esta configuração fará com que suas contas a receber sejam geradas corretamente no ERP, com as mesmas informações.
Ao habilitar o parâmetro Importar forma de recebimento nos pedidos , será possível realizar o mapeamento das formas de pagamento presentes em sua plataforma com os respectivos destinos no ERP.
Na configuração Forma de recebimento padrão para os pedidos importados deste e-commerce , selecione a forma de recebimento que será utilizada caso o pedido seja importado sem nenhuma forma mapeada.
Logo abaixo, em Relacione as formas de recebimento do ERP com as da integração , no campo de Forma de recebimento , selecione a forma de recebimento do ERP que deseja mapear.
Depois, através do campo Código na integração , clique sobre o botão Relacionar forma de recebimento.
Na janela que será exibida, informe o Identificador do pedido na integração para que o ERP realize a busca de qual forma de recebimento está inserida no mesmo para que o vínculo seja realizado. Desta forma, todas as vendas com a mesma forma de recebimento do pedido utilizado como exemplo, serão identificadas com a forma escolhida anteriormente.
Caso você já possua a informação de qual código deverá utilizar para realizar o vínculo, clique em Informar código manualmente.
Após realizar o vínculo, clique em Selecionar.
Para incluir uma nova forma de recebimento, clique em Adicionar forma de recebimento. Caso não possua nenhuma forma de recebimento e deseje cadastrar, acesse a ajuda Formas de Recebimento.
Observação:
Sempre que um pedido for importado sem uma forma de recebimento mapeada, a forma selecionada no campo Forma de recebimento padrão será utilizada.
Em Formas de frete pode ser realizado o mapeamento das formas de frete presentes no e-commerce, com as formas de envio cadastradas em sua conta no ERP.
Para isso, no campo Forma de envio e Forma de frete , selecione a forma de frete que deseja mapear.
Em Código na integração , clique no botão Relacionar forma de frete.
A seguir, na listagem exibida, selecione a forma de envio correspondente em sua plataforma.
Se a forma de envio não for exibida na busca pela integração e você tiver o código para mapeamento, clique no botão Informar código manualmente e insira a respectiva informação.
Caso precise adicionar novas formas de frete, clique em Adicionar.
Recepção de pedidos do e-commerce no ERP
Os pedidos realizados na Vtex serão listados em Menu → Vendas → Pedidos do e-commerce → Selecione a loja virtual.
Vale lembrar que é possível Filtrar os pedidos por situação e por período. Após isso, Selecione os pedidos e clique em Receber pedidos.
Observações:
As observações presentes nos pedidos importados da VTEX serão trazidas e inseridas nos respectivos Pedidos de Venda do ERP.
Recepção de produtos do e-commerce no ERP
Os produtos cadastrados em sua loja virtual, podem ser recebidos em sua conta no ERP. Para isso, acesse Menu → Cadastros → Produtos → Receber do e-commerce
A seguir, selecione o E-commerce para recepção dos seus produtos e clique em Avançar.
Segue abaixo, os campos que são importados:
- Código (SKU)
- Descrição
- Preço de venda
- Preço promocional
- Marca
- Peso bruto
- Peso líquido
- Descrição complementar
- GTIN
- GTIN Embalagem
- Estoque atual
- Estoque mínimo
- Variações
- Código da categoria no e-commerce
- Preço de custo
- Imagens
- Altura embalagem
- Largura embalagem
- Comprimento embalagem
- Título para SEO
- Descrição para SEO
- Keywords para SEO
- Atributos
Primeiramente, escolha o que deseja receber entre as opções: Todos os anúncios ou Apenas anúncios novos.
Abaixo, defina as opções de atualizações dos dados dos produtos, podendo selecionar Atualizar dados do produto , Atualizar preço do produto , Atualizar o estoque , Atualizar imagens.
Além disso, ao selecionar a opção Preencher dados fiscais (NCM, Origem, Unidade) poderá preencher informações padrão para estes campos, que serão consideradas no recebimentos dos produtos.
Para concluir o processo de recebimentos dos produtos, clique em Importar.
Observação:
A opção Criar exceções na lista de preços vinculada ao e-commerce refere-se a lista de preço selecionada na configuração do e-commerce no ERP. Ao marcar essa opção, os produtos que estão na lista de produtos com preços diferentes serão criados e atualizados.
Se durante a importação dos produtos ocorrer algum imprevisto e for necessário interromper a ação ou então ocorrer algum problema devido ao grande número de produtos a serem importados, é possível Interromper a recepção de produtos para continuar a importação num momento posterior.
Com a ação Interromper , é possível continuar a importação num outro momento, continuando do ponto em que parou. É possível retomar esta importação em até 7 dias corridos.
Como enviar produtos do ERP para o e-commerce
Para enviar o cadastro de produtos do ERP para a Vtex, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Marque o item que deseja enviar na lateral esquerda → Enviar para e-commerce.
Campos enviados:
- Código (SKU)
- Descrição
- Preço de venda
- Preço promocional
- Marca
- Peso bruto
- Peso líquido
- Largura embalagem
- Altura embalagem
- Comprimento embalagem
- GTIN
- Estoque atual
- Estoque mínimo
- Variações
- Código da categoria principal no e-commerce
- Imagens
- Título para SEO
- Descrição para SEO
- Keywords para SEO
- Atributos
Para enviar a lista completa dos produtos no ERP para o e-commerce, acesse a ajuda Enviar produtos em lote ao e-commerce.
Informações relacionadas
Reajustar preço dos produtos no ERP e atualizar na Vtex
Para realizar os ajustes nos preços dos produtos cadastrados no ERP e após atualizar na loja virtual, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Mais ações → Reajustar preço dos produtos.
Utilize as opções de Filtros caso deseje, ou clique direto em Listar produtos.
Após isso, será exibido a lista dos produtos, clique em Informar reajuste.
Selecione os produtos que deseja atualizar os preços, utilize uma das opções disponíveis para atualizar os preços, por reajuste de Percentual , ou adicione o novo preço em cada produto na coluna Novo preço , marque a opção Atualizar preços no e-commerce e selecione a integração correspondente, por fim clique em Salvar.
Enviar estoque dos produtos no ERP ao e-commerce
Enviar quantidade em estoque em lote
Para realizar o envio da quantidade em estoque dos produtos ao e-commerce em lote, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar estoque ao e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque dos produtos. Na lista que será exibida, selecione as integrações que deseja enviar a quantidade em estoque.
Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.
Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar quantidade em estoque de forma individual
Caso queira enviar somente a quantidade em estoque de um produto específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar estoque ao e-commerce.
No campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque do produto. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar a quantidade em estoque.
Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.
Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar preço dos produtos no ERP ao e-commerce
Observação:
Se na configuração da integração com a VTEX no ERP, tenha habilitado a opção Enviar preço de custo (Ao enviar preços para a VTEX) no momento que realizar o envio de preços para VTEX será enviado o preço de custo dos produtos.
Enviar preços em lote
Para realizar o envio dos preços dos produtos ao e-commerce em lote, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar preços para o e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar os preços desses produtos.
Após definir para qual ou quais integrações receberão o envio dos preços, clique em Selecionar.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar preço de forma individual
Caso queira enviar somente o preço de um produto em específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar preços para o e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar os preços desses produtos.
Após definir para qual ou quais integrações receberão o envio dos preços, clique em Selecionar.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Sincronizar situação dos pedidos
Atenção!
Para realizar a sincronização da situação dos pedidos, é necessário que tenha configurado a importação dos pedidos do e-commerce para Pedidos de venda e realizado o Mapeamento das situações. Caso não tenha realizado essas configurações, realize as mesmas com o auxílio da ajuda Configurar integração com a Vtex.
Acesse Menu → Vendas → Pedidos do e-commerce → Selecione a loja virtual → Marque os pedidos que já foram enviados e clique em Sincronizar situação.
Observação:
Ao sincronizar situação, o status presente em Situação no ERP corresponderá a situação do pedido no e-commerce conforme o mapeamento realizado.
Enviar código de rastreio para a Vtex
Atenção!
Para enviar o código de rastreamento para Vtex, é preciso informar no pedido ou nota fiscal o transportador, sendo ele Correios ou Transportadora. O campo será preenchido no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal e por fim, gerar o agrupamento (PLP ou Coleta) no módulo de Expedição. Veja como gerar a Expedição.
Acesse o módulo de Expedição, selecione a forma de envio Correios → Aba Concluídas → Clique no menu de contexto ao lado da expedição gerada → Enviar código de rastreio para o e-commerce.
Observação:
Ao enviar o código de rastreio, também é enviado a URL de rastreamento, Identificado o transportador , Envio da chave de acesso da Nota Fiscal, Data e Hora de emissão, Número e Valor da nota. Sendo que é necessário a Nota Fiscal estar Autorizada no Sefaz , para o envio das informações ocorrer com sucesso.
Após isso, ao acessar a expedição será adicionado um Marcador que identifica quando o código de rastreio já foi enviado para Vtex.
Enviar dados da chave de acesso ao e-commerce
O envio de dados da chave de acesso ao e-commerce pode ser realizado dentro do ERP pelos módulos de Expedição ou Nota Fiscal.
Envio pela expedição
Ao acessar o módulo de expedição, no primeiro Filtro ao lado do campo de busca, selecione por Pedidos e no filtro, ao lado selecione Transportadora.
Agora, localize a expedição, clique no Menu de contexto e selecione Enviar chave de acesso para o e-commerce.
Observação:
Além da chave de acesso da Nota Fiscal, também é enviado a Data de envio , Número e Valor da NFe. É necessário que a Nota Fiscal esteja Autorizada no Sefaz , para o envio das informações ocorrer com sucesso.
Envio pelas notas fiscais
Ao acessar o módulo de notas fiscais, clique na aba Emitidas e Selecione as notas que deseja enviar os dados para o e-commerce. A seguir, acesse a opção Mais Ações e clique em Enviar dados da NFe para e-commerce.
Observação:
Além da chave de acesso da Nota Fiscal, também é enviado a Data de envio , Número e Valor da NFe. É necessário que a Nota Fiscal esteja Autorizada no Sefaz , para o envio das informações ocorrer com sucesso.
Marcar pedidos como entregues na Vtex
Ao marcar os pedidos como entregue no ERP, os mesmos serão sincronizados com o status Entregue na Vtex. Para isso, acesse Menu → Vendas → Expedição → Selecione a forma de envio → Aba Concluídas → Clique no menu de contexto ao lado da expedição gerada → Marcar pedidos como entregue.
Após isso, será adicionado na expedição um Marcador que identificará que a venda já foi marcada como entregue e sincronizada na Vtex.
Obter ID da forma de recebimento
Admin layout antigo
No painel administrativo da sua loja na Vtex, acesse PCI GATEWAY.
A seguir, clique em Configurações para acessar as formas de recebimento.
O ID das formas de recebimento, encontram-se destacados na imagem abaixo:
Observação:
Na configuração no ERP, é necessário informar apenas o número do ID.(Ex:4).
Admin novo layout
No painel administrativo da sua loja na Vtex, acesse Pagamentos → Configurações .
O ID das formas de recebimento, encontram-se destacados na imagem abaixo:
Observação:
Na configuração no ERP, é necessário informar apenas o número do "ID". (Ex:4).
Obter Código do canal de venda no e-commerce
Incluir afiliado na VTEX
O código do canal de venda que precisa ser informado no ERP é o mesmo cadastrado na seção de Afiliados da Vtex. Para ter acesso a esse código, entre no painel administrativo da sua loja e siga os passos apresentados abaixo:
Este código de afiliado é o mesmo informado nas configurações do marketplace conforme abaixo:
Dicas e informações adicionais
- Caso seja necessário realizar a exclusão dos mapeamentos dos produtos com a sua plataforma, acesse Configurações → Aba E-commerce → Integrações e marque a integração desejada. Depois, clique em Mais ações → Excluir todos os anúncios no ERP. É importante mencionar que esta ação, depois de concluída, não poderá ser desfeita.
- Após importar um pedido, é possível realizar o cadastro, do produto, no ERP, através do lançamento de estoque, disponível no menu de contexto, localizado ao lado do pedido ou da nota → Lançar estoque.
- Quando o código de rastreio for gerado na loja virtual, este mesmo código é considerado na importação das vendas. Caso não possua o rastreio no pedido da loja virtual, será considerada a forma de frete para gerar o código de rastreamento no ERP.
- Se desejar, você pode realizar a importação através de planilha de acordo com o nosso layout disponibilizado em Importador de produtos.
- Sempre que um pedido é importado, o cliente automaticamente é cadastrado em Cadastros → Clientes e fornecedores.
