Integração ERP da Olist com XTech

Acesse o site da XTech

Essa integração permite que o ERP importe os pedidos e produtos cadastrados na loja Xtech.

Recursos disponíveis

Passo a passo

Configurar integração com a Xtech

Acesse as configurações de e-commerce do ERP em Menu → Configurações → Aba E-commerce → Integrações.

Agora, clique no botão Incluir integração para adicionar as configurações de integração.

Caso já possua integrações configuradas em sua conta, as mesmas serão exibidas e indicadas com suas respectivas situações.

Cada situação indica:

• Ativa: Representa que a configuração da integração foi realizada com sucesso e a mesma encontra-se pronta para uso.
• Inativa: Indica a inatividade desta loja no ERP, a mesma não será utilizada ou mostrada para sincronização de pedidos, produtos e demais ações pertinentes.
• Não configurada: Esta situação indica que a configuração ainda não foi realizada.
• Não instalada: Representa que ainda não houve a comunicação com o e-commerce para ativar a integração.

Na aba Integração , selecione Xtech no campo Integração. Abaixo, no campo Nome informe o nome da sua loja.

Na seção Autenticação , é necessário que informe a URL da sua loja virtual no campo URL da loja. Para conectar o ERP a sua loja virtual Xtech você deve clicar no botão Conectar a loja XtechCommerce.

Atenção!

Após preencher os campos, verifique se os dados informados estão corretos, em Testar configurações.

Caso você não esteja logado na área de administração da sua loja, você será direcionado para a tela de login, conforme a tela abaixo.

Em Configurações , defina os seguintes campos abaixo:

Sincronização de produtos

Sincronização de pedidos

Notificações por e-mail

Configurações adicionais

Na aba Estoque, defina as regras de estoque da integração:

Na aba Dados Fiscais , no campo Natureza de operação para venda desta integração selecione uma Natureza de venda padrão para essa plataforma. A natureza selecionada será atribuída na Importação dos pedidos no ERP e no momento em que gerar a Nota Fiscal através do pedido importado.

Observação:

Além disso, você pode Habilitar ou Desabilitar o campo Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS. Habilitando esse campo, você poderá selecionar uma natureza de operação específica, a qual será aplicada no momento em que o ERP identificar que o pedido de venda trata-se de um cliente contribuinte.

Na aba Gestão de preços , defina qual será a regra de preços para a integração, tanto para importação, quanto para envio de produtos ao e-commerce.

• Preço fixo : conforme o preço do produto, o anúncio pode receber um valor fixo de preço de venda, levando em consideração acréscimos e descontos aplicados individualmente;
• Conforme regras de preço : trata-se de todas as regras do marketplace no que diz respeito ao percentual de comissão, adicional de frete para produtos com preço mínimo e/ou por faixa de peso cubado dos produtos e fórmula de cálculo para aplicar os valores adicionais;
• Conforme lista de preços : para uso de listas de preços dos produtos, específicas para o e-commerce ou marketplace.

Para mapear as categorias dos produtos, é necessário acessar a aba Categorias e no botãobuscar pela categoria no e-commerce.

Caso ainda não possua categorias cadastradas em sua conta no ERP, as instruções para incluir categorias estão disponíveis em Como cadastrar categorias de produtos.

As instruções pra vincular as categorias no cadastro de produtos, estão disponíveis em Como cadastrar um produto -(Passo 3).

Atenção!

Ressaltamos que, para enviar seus produtos no ERP junto a Xtech, é necessário que tenha realizado o mapeamento das categorias e vinculado as mesmas no cadastro dos produtos. Quando realizar a sincronização dos seus produtos, os mesmos serão exportados para o e-commerce nas devidas categorias.

Todas as situações dos pedidos no e-commerce podem ser mapeadas para as situações de pedidos no ERP.

Ao clicar em Adicionar situações padrão , é adicionado as situações presentes no e-commerce e as mesmas serão listadas na coluna Código da situação no E-commerce. Abaixo, em Sequência das situações no ERP é apresentado um fluxo de situações dos pedidos. No campo Permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações ao Habilitar a opção será possível alterar as situações dos pedidos para anteriores da situação atual, por exemplo, um pedido Enviado voltar para a situação Preparando Envio.

Em Situação no ERP, selecione a situação correspondente no ERP. Existe também, a possibilidade de adicionar novas situações ao acessar Adicionar mapeamento de situação.

Observação:

Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, o pedido assume a situação configurada. Caso não seja realizada a configuração o pedido será importado e atribuído a situação Em aberto.

Na aba Formas de recebimento pode-se relacionar as formas de pagamento dos seus pedidos da loja virtual com a forma de pagamento no ERP. Esta configuração fará com que suas contas a receber sejam geradas corretamente no ERP, com as mesmas informações da sua loja virtual.

Na configuração Forma de recebimento padrão para os pedidos importados deste e-commerce , selecione a forma de recebimento que será utilizada caso o pedido seja importado sem nenhuma forma mapeada.

Ao clicar em Adicionar formas padrão , será adicionado no campo Código no e-commerce o código das formas de pagamento presentes no e-commerce.

Ao lado, no campo Forma de recebimento selecione a forma de recebimento e defina o meio de recebimento para cada forma no campo Meio de recebimento.

Para incluir uma nova forma de recebimento, clique em Adicionar forma de recebimento.

Observações:

• Caso não tenha os códigos para realizar o mapeamento, você pode entrar em contato com o nosso suporte, para que possamos ajudar na configuração.
• Sempre que um pedido for importado sem uma forma de recebimento mapeada, a forma selecionada no campo Forma de recebimento padrão para os pedidos importados deste e-commerce será utilizada.
• Caso não possua nenhuma forma de recebimento e deseje cadastrar, acesse a ajuda Formas de Recebimento.

Em Formas de frete pode ser realizado o mapeamento das formas de frete presentes no e-commerce, com as formas de envio cadastradas em sua conta no ERP.

Para isso, no campo Forma de envio e Forma de frete , selecione a forma de frete que deseja mapear.

Em Código na integração , clique no botão Relacionar forma de frete.

Na janela que será exibida, informe o Identificador do pedido na integração para que o ERP realize a busca de qual forma de frete está inserida no mesmo para que o vínculo seja realizado. Desta forma, todas as vendas com a mesma forma de envio do pedido utilizado como exemplo, serão identificadas com a forma escolhida anteriormente.

Se a forma de envio não for localizada na busca pela venda e você tiver o código para mapeamento, clique no botão Informar código manualmente e insira a respectiva informação.

Caso precise adicionar novas formas de frete, clique em Adicionar.

Observações:

• Ao adicionar as formas de frete selecionadas o ERPbusca as formas de envio já configuradas em sua conta.
• Para mapear as formas de frete da Frenet, acesse a ajuda Mapear formas de frete Frenet.

Ao final, não esqueça de Salvar as configurações.

Recepção de pedidos do e-commerce no ERP

Os pedidos realizados na Loja Integrada serão listados em Menu → Vendas → Pedidos do e-commerce → Selecione a loja virtual.

Vale lembrar que é possível Filtrar os pedidos por situação e por período. Após isso, Selecione os pedidos e clique em Receber pedidos.

Recepção de produtos do e-commerce no ERP

Os produtos cadastrados em sua loja virtual, podem ser recebidos em sua conta no ERP. Para isso, acesse Menu →Cadastros → Produtos → Receber do e-commerce.

A seguir, selecione o E-commerce para recepção dos seus produtos e clique em Avançar.

Segue abaixo, os campos que são importados:

• Código (SKU)
• Descrição
• Descrição complementar
• Peso líquido
• Peso bruto
• Preço de venda
• Preço promocional
• Preço de custo
• GTIN
• NCM
• Estoque atual
• Variações
• Imagens
• Altura embalagem
• Largura embalagem
• Comprimento embalagem
• Título para SEO
• Descrição para SEO
• Keywords para SEO
• Slug
• Link do vídeo
• Dias para preparação

Primeiramente, escolha o que deseja receber entre as opções: Todos os anúncios , Apenas anúncios novos ou Anúncio individual.

Se selecionou a opção Anúncio individual , será necessário preencher o campo Identificador do anúncio para localizar o anúncio.

Abaixo, defina as opções de atualizações dos dados dos produtos, podendo selecionar Atualizar dados do produto , Atualizar preço do produto , Atualizar o estoque , Atualizar imagens.

Além disso, ao selecionar a opção Preencher dados fiscais (NCM, Origem, Unidade) poderá preencher informações padrão para estes campos, que serão consideradas no recebimentos dos produtos.

Para concluir o processo de recebimentos dos produtos, clique em Importar.

Observação:

A opção Criar exceções na lista de preços vinculada ao e-commerce refere-se a lista de preço selecionada na configuração do e-commerce no ERP. Ao marcar essa opção, os produtos que estão na lista de produtos com preços diferentes serão criados e atualizados.

Se durante a importação dos produtos ocorrer algum imprevisto e for necessário interromper a ação ou então ocorrer algum problema devido ao grande número de produtos a serem importados, é possível Interromper a recepção de produtos para continuar a importação num momento posterior.

Com a ação Interromper , é possível continuar a importação num outro momento, continuando do ponto em que parou. É possível retomar esta importação em até 7 dias corridos.

Como enviar produtos do ERP para Xtech

Para enviar o cadastro de produtos do ERP para Xtech, acesse Menu →Cadastros → Produtos → Marque o item que deseja enviar na lateral esquerda → Enviar para o e-commerce.

Os campos enviados são:

• Código (SKU)
• Descrição
• Descrição complementar
• Peso bruto
• Altura embalagem
• Largura embalagem
• Código da categoria principal no e-commerce
• Preço de venda
• Preço promocional
• GTIN
• NCM
• Estoque atual
• Imagens
• Preço de custo
• Variações
• Título para SEO
• Descrição para SEO
• Keywords para SEO
• Slug
• Link do vídeo
• Dias para preparação

Para enviar a lista completa dos produtos no ERP para o e-commerce, acesse a ajuda Enviar produtos em lote ao e-commerce.

Informações relacionadas

Sincronizar situação dos pedidos

Atenção!

Para realizar a sincronização da situação dos pedidos, é necessário que tenha configurado a importação dos pedidos do e-commerce para "Pedidos de Venda" e realizado o "Mapeamento das situações". Caso não tenha realizado essas configurações, realize as mesmas com o auxílio da ajuda Configurar integração com a Xtech.

Acesse Menu → Vendas → Pedidos do e-commerce → Selecione a loja virtual → Marque os pedidos que já foram enviados e clique em Sincronizar situação.

Observação:

Ao sincronizar situação, o status presente em Situação no ERP corresponderá a situação do pedido no e-commerce conforme o mapeamento realizado.

Enviar código de rastreio para Xtech

Atenção!

Para enviar o código de rastreamento para Xtech, é preciso informar no pedido ou nota fiscal o transportador, sendo ele Correios ou Transportadora. O campo será preenchido no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal e por fim, gerar o agrupamento (PLP ou Coleta) no módulo de Expedição. Veja como gerar a Expedição.

Acesse o módulo de Expedição, selecione a forma de envio Correios → Aba Concluídas → Clique no menu de contexto ao lado da expedição gerada → Enviar código de rastreio para o e-commerce.

Observação:

Ao enviar o código de rastreio, os status dos pedidos serão alterados para Enviados na Xtech.

Após isso, ao acessar a expedição será adicionado um Marcador que identifica quando o código de rastreio já foi enviado para Xtech.

Marcar pedidos como entregues na Xtech

Ao marcar os pedidos como entregue no ERP, os mesmos serão sincronizados com o status Entregue na Xtech. Para isso, acesse Menu → Vendas → Expedição → Selecione a forma de envio →Aba Concluídas → Clique no menu de contexto ao lado da expedição gerada → Marcar pedidos como entregue.

Após isso, será adicionado na expedição, um Marcador que identificará que a venda já foi marcada como entregue e sincronizada na Xtech.

Enviar estoque dos produtos no ERP ao e-commerce

Enviar quantidade em estoque em lote

Para realizar o envio da quantidade em estoque dos produtos ao e-commerce em lote, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar estoque ao e-commerce.

Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque dos produtos. Na lista que será exibida, selecione as integrações que deseja enviar a quantidade em estoque.

Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.

Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.

Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.

Enviar quantidade em estoque de forma individual

Caso queira enviar somente a quantidade em estoque de um produto específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar estoque ao e-commerce.

No campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque do produto. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar a quantidade em estoque.

Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.

Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.

Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.

Enviar preço dos produtos no ERP ao e-commerce

Enviar preços em lote

Para realizar o envio dos preços dos produtos ao e-commerce em lote, acesse em Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar preços para o e-commerce.

Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar os preços desses produtos.

Após definir para qual ou quais integrações receberão o envio dos preços, clique em Selecionar.

Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.

Enviar preço de forma individual

Caso queira enviar somente o preço de um produto em específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar preços para o e-commerce.

Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços. Na lista que será exibida, selecione aquelas que deseja enviar os preços desses produtos.

Após definir para qual ou quais integrações receberão o envio dos preços, clique em Selecionar.

Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.

Reajustar preço dos produtos no ERP e atualizar na Xtech

Para realizar os ajustes nos preços dos produtos cadastrados no ERP e após atualizar na loja virtual, acesse em Menu →Cadastros → Produtos → Mais ações → Reajustar preço dos produtos.

Utilize as opções de Filtros caso deseje, ou clique direto em Listar produtos.

Após isso, será exibido a lista dos produtos, clique em Informar reajuste.

Selecione os produtos que deseja atualizar os preços, utilize uma das opções disponíveis para atualizar os preços, por reajuste de Percentual , ou adicione o novo preço em cada produto na coluna Novo preço , marque a opção Atualizar preços no e-commerce e selecione a integração correspondente, por fim clique em Salvar.

Liberar a utilização do serviço de OMS na Xtech

Em sua conta no ERP, acesse Menu → Configurações → Aba E-commerce e clique em Token API.

Agora, clique em Gerar Token API. Esse token gerado será utilizado no Passo 4 da ajuda.

O próximo passo é acessar o painel administrativo da Xtech. Agora, acesse em Configurações → Webhooks/APIs.

Nos campos Pedido criado e Mudança do pedido deve informar a url https://api.tiny.com.br/recepcao.xtech.php?token= e adicionar na mesma linha o Token gerado em sua conta no ERP, conforme Passo 1 da ajuda.

Agora, clique em Salvar.

Pronto! Com o webhook configurado na Xtech você já pode utilizar o serviço de OMS em sua conta no ERP.

Dicas e informações adicionais

• Caso seja necessário realizar a exclusão dos mapeamentos dos produtos com a sua plataforma, acesse Configurações → Aba E-commerce → Integrações e marque a integração desejada. Depois, clique em Mais ações → Excluir todos os anúncios no ERP. É importante mencionar que esta ação, depois de concluída, não poderá ser desfeita.
• A Xtech não possui a opção de endereço de entrega diferente do endereço do cliente. Assim, na importação de uma venda para o ERP, verificamos se o cliente já está cadastrado no ERP e, caso afirmativo, confrontamos o endereço do pedido com o endereço de seu cadastro no ERP. Caso sejam diferentes, é marcada automaticamente a opção de endereço de entrega diferente do endereço de cobrança, os dados do endereço do pedido serão atribuídos à seção de endereço de entrega e os dados de endereço do cliente não serão atualizados.
• Sempre que um pedido é importado, o cliente automaticamente é cadastrado em Cadastros → Clientes e fornecedores.