Buscador de Notas
Acompanhar as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ ficou muito mais simples, rápido e seguro. Com o novo Buscador de Notas, você centraliza a captura automática da SEFAZ, realiza manifestações do destinatário em lote e tem total controle sobre os seus documentos fiscais sem precisar de digitação manual.
O que muda com o Buscador de Notas?
O Buscador de Notas resolve a necessidade de importar documentos manualmente um a um ou buscar XMLs por fora do sistema.
Onde encontrar
Acesse pelo menu Suprimentos > Notas de Entrada > Buscador de Notas (através do atalho direto na tela de Notas de Entrada).
Principais facilidades do novo módulo
- Importação Automática: configure critérios (como fornecedores específicos) para que o ERP capture e importe automaticamente suas notas de entrada assim que disponibilizadas pela Sefaz.
- Pré-visualização do Espelho da Nota: após manifestar a nota fiscal com a ciência da operação, é possível visualizar os detalhes dos itens, fornecedor, produtos, tributos e valores totais antes mesmo de realizar a importação para o seu estoque.
- Manifestação em Lote: registrea Ciência da Operação, Confirmação, Operação não realizada ou Desconhecimento para dezenas de notas simultaneamente.
- Gestão de Notas Ignoradas: oculte da sua listagem principal as notas que não deseja manifestar ou importar sem perder a rastreabilidade.
Como usar as novas funcionalidades
Como ativar e desativar o buscador
Ativar: Em menu > Suprimentos > Notas de entrada > Buscador de notas, clique em Ativar buscador > confirmar. Assim, você elimina o trabalho manual e recupera a agilidade na sua entrada de estoque.
Desativar: No Buscador de Notas > Ações > Desativar buscador de notas.
Ao desativar essa função, o Sistema ERP da Olist para de monitorar e puxar os arquivos XML da SEFAZ automaticamente. A partir disso, a entrada de mercadorias e a atualização do seu estoque precisarão ser feitas de forma manual.
Como configurar a importação automática de notas
Para evitar tarefas repetitivas, defina regras de automação:
- No Buscador de Notas, acesse Ações > Configurações de importação automática.
- Defina os critérios desejados (como regras por fornecedores e tipo de manifestação automática).
- Salve as preferências.
O sistema passará a consultar os serviços da SEFAZ periodicamente e trará as notas prontas para a sua operação, em Suprimentos > Notas de entrada.
Pausar a importação automática
Clicando em Pausar, a situação de Ativa passa a ficar Em pausa, deste modo, as notas emitidas contra o seu CNPJ deixam de ser integradas automaticamente no Buscador de Notas. Após reativar, a sincronização não é retroativa, assim necessitando a importação manual.
Em Ações, é possível clicar em “importar nota por chave de acesso” para realizar a importação manual.
Manifestar notas fiscais (individual ou em lote)
A manifestação garante a segurança fiscal da sua empresa contra notas indevidas emitidas no seu CNPJ.
Em Lote
Selecione as caixas de verificação ao lado das notas desejadas, clique em Ações em Lote e escolha o tipo de manifestação:
- Ciência da Operação: libera as informações completas da nota fiscal na SEFAZ para pré-visualização.
- Confirmação da Operação: confirma o recebimento da mercadoria.
- Operação não realizada: informa a Sefaz que a operação não ocorreu.
- Desconhecimento da Operação: permite incluir uma justificativa para notificar a SEFAZ de que a operação não foi reconhecida.
- No Momento da Importação: ao escolher importar uma nota manualmente, você também pode selecionar qual evento de manifestação deseja registrar no mesmo clique (apenas ciência ou confirmação da operação).
Individualmente
No menu de contexto da nota fiscal, também poderá realizar a manifestação para a nota fiscal desejada.
Pré-visualizar detalhes e itens da nota
Depois que a nota recebe o evento de Ciência da Operação, é possível visualizar todo o seu conteúdo antes da entrada oficial no estoque:
- Clique sobre a nota desejada na listagem.
- O modal exibirá o resumo do fornecedor, totalizador de itens e a lista detalhada de produtos com NCM, CFOP e tributos.
Organizar sua listagem com filtros e notas ignoradas
- Ocultar/Ignorar Nota: para limpar sua tela de notas indesejadas, acesse o menu de contexto (...) ao lado da nota e escolha Ignorar nota fiscal. Ela sumirá da visão principal.
- Filtros Avançados: utilize os novos filtros no topo da tela para buscar notas por Status de Manifestação (Ciência, Confirmação, etc.), Status de Importação ou para Exibir/Ocultar notas ignoradas.
