Como configurar uma integração

Como conectar seu canal de venda ao ERP

Após instalar a integração, o próximo passo é estabelecer a conexão do seu canal de venda e o ERP.

Essa etapa é crucial: é ela que permite a troca segura e automática de informações (pedidos, estoque, preço) entre as plataformas.

Existem quatro formas principais de realizar essa autenticação. A forma correta dependerá da plataforma de vendas que você está integrando.

1. Usuário e Senha (Padrão)

Insira suas credenciais habituais, o mesmo e-mail/usuário e senha que você usa para acessar o painel de administração da sua plataforma de vendas (e-commerce ou marketplace).

Exemplos de plataformas que utilizam esse método de conexão no ERP: 

• Mercado Livre
• Loja da Olist
   

2. Token (Chave de acesso)

Sua plataforma de venda gera uma sequência única de letras e números (o Token). Copie esse código na sua plataforma e cole no campo solicitado dentro do ERP.

Exemplos de plataformas que utilizam esse método de conexão no ERP: 

• Anymarket
• Bagy

3. Usuário e Senha (específico da API)

Este método não aceita o seu usuário e senha habituais. A plataforma exige credenciais de acesso diferentes, criadas especificamente para fins de integração (chamadas de chaves de API).

Exemplos de plataformas que utilizam esse método de conexão no ERP: 

• Magazine Luiza
• Shopee

4. Conexão direta 

Você inicia o processo dentro do painel da plataforma digital. Ao clicar para instalar ou ativar o aplicativo/módulo de integração, você é redirecionado automaticamente para o seu ERP ou para uma tela de confirmação, onde você apenas autoriza a conexão. 

Exemplos de plataformas que utilizam esse método de conexão no ERP: 

• Nuvemshop 

Preencha os campos disponíveis em tela e clique no botão conectar. 

Regras de estoque na integração 

Parâmetro para definir as regras de estoque que serão consideradas na integração.

Atualizar estoque na loja virtual a partir do ERP

Regra para definir como o estoque será refletido na integração. 

• Não atualizar: ao utilizar essa opção o ERP da Olist não irá atualizar o estoque dos anúncios na integração de forma automática. 

• Saldo Físico: essa opção irá atualizar o estoque dos anúncios no canal de venda, de acordo com o estoque real informado no cadastro do produto. 
• Saldo Disponível: saldo físico menos as reservas de estoque, que são as vendas que ainda não foram aprovadas, como ocorre por exemplo em pagamentos por boleto.

Depósito a ser considerado na integração

Escolha qual depósito será responsável por controlar e atualizar o estoque no canal de venda.

1. Caso trabalhe com um depósito específico/exclusivo para atender a plataforma que está sendo integrada e/ou trabalhe com o fulfillment do marketplace , é necessário cadastrar previamente o depósito no ERP, conforme orientações: Como criar depósitos no ERP da Olist.
2. Caso utilize um depósito próprio escolha a opção: Todos os próprios

Lançamento de estoque para saídas

Defina a regra para lançamento de estoque dos pedidos importados por meio desta integração. Escolha entre as opções:

• Usar configuração padrão da conta: o sistema usará a regra de lançamento de estoque definida globalmente na sua conta, por padrão (default), a regra geral da conta é manual.
  • Se você deseja usar esta opção com lançamentos automáticos, ajuste a regra geral da conta em: menu lateral esquerdo > configurações > aba suprimentos > Configurações de estoque > campo Lançamento de estoque para saídas.
• Manual: o lançamento de estoque deverá ser baixado manualmente em cada pedido. 
  • Para que o ERP controle o estoque de forma automática em múltiplos canais, não recomendamos o uso desta opção.
• Automático ao autorizar a nota fiscal: o estoque é lançado automaticamente quando a Nota Fiscal for autorizada junto à SEFAZ.
• Automático ao salvar a nota fiscal: o estoque é lançado automaticamente quando a Nota Fiscal for emitida e salvas no sistema.
• Automático ao salvar o pedido: o estoque é lançado automaticamente no momento em que o pedido é salvo no sistema (importado).
• Automático ao marcar pedido como enviado: o estoque é lançado automaticamente quando o status do pedido for alterado para Enviado.

Utilizar estoque de segurança

Esta configuração é utilizada para evitar a ruptura de estoque, especialmente em casos de vendas simultâneas em múltiplos canais.

• Caso queira trabalhar com esse recurso, habilite o parâmetro e  informe a quantidade de itens no estoque de segurança
• Quando o estoque real do item no ERP atingir a margem definida, o sistema automaticamente zera a disponibilidade no anúncio do canal de venda

Exemplo: ao definir um estoque de segurança igual a 5, todos os anúncios que atingirem a margem definida (5) irão refletir estoque igual a 0 no canal de venda.

Regras de preço na integração

Parâmetro para definir as regras de preço que serão consideradas na integração.

• Preço fixo: o anúncio será atualizado conforme o preço do produto cadastrado no ERP.
• Conforme lista de preços: ter um preço diferenciado no momento da venda em relação ao preço cadastrado no produto. Saiba como configurar em listas de preços. 

• Conforme regras de preço: irá definir uma regra específica para o canal que está sendo integrado, podendo considerar margens que cobrem custos operacionais e garantem uma precificação mais eficiente.

Nessa regra é possível adicionar acréscimo ou de desconto (colocando o - na frente) em cima do valor do produto cadastrado, além de regras adicionais de frete com base no preço e peso do produto. Ao definir essa regra, siga a configuração de precificação de anúncios com base nas regras das plataformas de e-commerce e marketplaces.

Receber Produtos

Configuração sobre a gestão de recebimento de produtos via API.

Defina como as imagens do produto vão ser recebidas e armazenadas no ERP a partir da integração.

• Importar imagens como anexo: o sistema importa e armazena o arquivo da imagem diretamente no banco de dados do ERP.
  

Fluxo de pedidos

Etapa para definir as regras no fluxo de recebimento dos pedidos da plataforma para o sistema ERP.

• Importar valor do frete nos pedidos: habilite o parâmetro para que o pedido importado tenha o valor do frete discriminado junto à sua composição.

Completar endereço do cliente a partir do CEP na importação de pedidos: 

Habilite este parâmetro para que o endereço do cliente seja atualizado  no ERP ao importar os pedidos.

• Não: ao assinalar essa opção, não haverá nenhum tipo de atualização do endereço do cliente a partir do CEP.
• Apenas se bairro não está informado: se o campo bairro no pedido de venda não estiver preenchido, o ERP irá completar essa informação faltante a partir do CEP. 
• Sempre: o CEP sempre será validado junto aos Correios para possível atualização da Rua ou Bairro.

Intermediador

Com a publicação da NT 2020.006, a SEFAZ passou a exigir que, em nas operações mediadas por marketplaces sejam informados dois CNPJs adicionais na Nota Fiscal:

• CNPJ do Intermediador da Transação > plataforma responsável pela intermediação da venda (ex: Shopee, Mercado Livre, Amazon, Tray, etc.)
• CNPJ da Instituição de Pagamento > empresa responsável por realizar o repasse financeiro ao vendedor (ex: Mercado Pago, Yapay, Pagar.me, etc.).

Defina como processar valores diferentes entre nota fiscal e pagamento integrado

• Deixar assinalado a opção: Utilizar valor de pagamento integrado enviado pelo canal de venda (Recomendado)

Dados fiscais

Esta seção permite definir as Naturezas de Operação e as regras fiscais que serão aplicadas aos pedidos importados por esta integração.

• Natureza de operação para venda: campo para vincular a natureza de operação padrão para a venda na integração.
• Definir natureza de operação diferente para destinatário contribuinte do ICMS: habilite esse parâmetro para definir uma natureza de operação específica para destinatários contribuintes do ICMS. Ela será aplicada automaticamente quando o ERP identificar que o pedido de venda é de um cliente contribuinte.
   

Situações de pedidos

Configuração para mapear os status (situações) de pedidos entre a plataforma e o sistema ERP.

Adicionar situações padrão

Ao apertar neste botão, as situações (status) padrão dos pedidos no ERP serão preenchidas de forma automática.

Permitir retroceder situações dos pedidos na sincronização de situações 

Deixar esse parâmetro DESLIGADO para que o status do pedido não retroceda e siga o fluxo normal: (aberto > aprovado > NF emitida > NF autorizada > pedido enviado e etc.).

Tabela de mapeamento de situações

Este mapeamento é fundamental para que a sincronização dos pedidos entre as plataformas ocorra de forma correta e eficiente.

• Na coluna da direita teremos o código na integração e na coluna da direita o status correspondente no ERP.
• Garanta que cada status do canal de venda (coluna da esquerda) corresponda exatamente ao status no ERP (coluna da direita).

Para maiores informações, acesse o artigo: Fluxo de situações dos pedidos de venda no ERP da Olist

Formas de recebimento

Esse mapeamento na integração é opcional, e portanto, é possível avançar nesta etapa e retornar para a configuração em um momento posterior.

Esta configuração é recomendada para quem busca maior controle financeiro sobre os pedidos importados do canal de venda para o ERP.

Caso tenha interesse em seguir com essa configuração, acesse o artigo: Configuração das formas de recebimento nas Integrações [hiperlinkar]

Formas de frete

O objetivo deste mapeamento é permitir que o ERP registre automaticamente a logística para os pedidos importados da sua loja virtual (e-commerce).
Esta configuração é opcional, mas altamente recomendada nos cenários onde sua empresa é responsável pela emissão de etiquetas, ou seja: 

1. Lojas Virtuais Próprias: em todas as integrações com plataformas de e-commerce (sites/lojas virtuais próprias).
2. Marketplaces com Contrato Próprio: se sua empresa possui um contrato logístico exclusivo/diferenciado com o Marketplace (ex: envio de produtos grandes/pesados).

Ao correlacionar as formas de frete na integração, você obtém os seguintes benefícios:

• Registro automático: o sistema registra automaticamente a transportadora e a modalidade de entrega em cada pedido.
• Geração de etiquetas: você possibilita que as etiquetas de envio sejam geradas diretamente no módulo de Expedição do ERP.
• Centralização total: você consegue gerenciar todo o fluxo de pedidos (da importação à expedição) em um único sistema.

Para maiores informações, você pode acessar os artigos relacionados ao tema:

• Formas de envio
• Gateway Logístico: o que é, para que serve e como instalar

Importar produtos

Após finalizar as configurações da integração, a última ação será a possibilidade de importar os anúncios da integração.

• A recomendação é apertar na opção: concluir

Configurações essenciais (pós-integração)

Após concluir a integração, duas configurações cruciais serão liberadas e exigem sua atenção.

Elas devem ser ajustadas imediatamente para prevenir falhas e evitar problemas no início da sua operação.

1. Sincronização automática de pedidos

Esta configuração controla a importação imediata de novos pedidos para o seu ERP.

Por padrão esse parâmetro vem ativo na integração, porém a recomendação é DESLIGAR para evitar que pedidos reais sejam importados antes que o seu ERP esteja completamente configurado, testado e pronto para processá-los.

Ative este parâmetro quando o seu ERP estiver 100% configurado e pronto para iniciar a operação e processamento dos pedidos.

2. Envio de dados da NFe

Esta configuração é fundamental para que a plataforma integrada possa acessar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida no ERP.

Para marketplaces esta configuração é indispensável, uma vez que o canal de venda só libera a etiqueta de envio após ter acesso ao arquivo XML da Nota Fiscal.

Siga este passo a passo para ajustar as duas configurações:

1. Aperte em gerenciar na integração desejada 
2. Selecione a aba: Pedidos
3. Na aba lateral Fluxo de pedidos desligue o parâmetro: Sincronização automática de pedidos
4. Na aba lateral, selecione a aba Dados fiscais selecione a opção: Automático ao autorizar nota fiscal
5. Aperte em salvar.

Configurações específicas por plataforma

As informações contidas neste artigo estabelecem as configurações base e universais para todas as integrações.

Para completar sua integração, caso existam configurações adicionais que são específicas do canal de venda, acesse o artigo referente à plataforma que você está integrando no ERP e confira detalhamento completo das configurações complementares.

• Marketplaces
• Plataformas de E-commerce 
• Hubs